Última actualització: 17 d'abril de 2019
Imprimir fulls de càlcul a Excel 2010 pot ser frustrant, sobretot si el vostre full de càlcul s'imprimirà en més d'una pàgina. Les columnes addicionals poden anar a la seva pròpia pàgina, els encapçalaments de les columnes només s'imprimeixen a la primera pàgina i, en general, pot ser difícil associar visualment una cel·la amb una fila o columna.
Treballant en una oficina i interactuant amb una sèrie de persones que utilitzen Excel a diferents nivells de competència, puc dir que un dels problemes més grans que té la majoria de la gent és la forma en què es veu el seu full de càlcul quan s'ha acabat amb ell i fer-ne un físic. còpia. La configuració d'impressió predeterminada rarament és ideal per al que volen, i hi ha molts termes d'Excel que s'assemblen molt entre ells i poden ser confusos.
Però hi ha alguns canvis senzills que podeu aplicar al vostre full de càlcul d'Excel perquè s'imprimi millor i sigui més fàcil d'entendre pels vostres lectors.
Millor impressió de fulls de càlcul d'Excel 2010
Aquest tutorial abordarà algunes de les àrees clau que poden ser més útils per millorar un full de càlcul d'Excel imprès. Aquestes àrees inclouen:
– Ocultar columnes i files innecessàries
– Afegir números de pàgina a la part inferior de la pàgina
– Ajust de l'orientació de la pàgina
– Ajust de la mida del paper
– Ajust dels marges
– Impressió de línies de quadrícula
– Repetició de la fila superior a cada pàgina
– Encaixar totes les columnes en un sol full
Tot i que això pot semblar molt, en realitat podeu fer gairebé tots aquests canvis des d'un menú. I un cop us sentiu còmode, podeu aplicar tots aquests canvis en només uns segons. El resultat serà un full de càlcul que mostra les capçaleres de les columnes a la part superior de cada pàgina, és fàcil de llegir i no requereix que ajusteu manualment les mides de les columnes per evitar que una columna addicional s'imprimeixi a la seva pròpia pàgina.
Amagar columnes i files innecessàries
Normalment m'agrada començar per aquí, sobretot quan estic tractant amb un full de càlcul que ha creat algú altre. Sovint inclou informació que no és rellevant pel motiu pel qual s'està imprimint el full de càlcul i només ajuda a crear confusió.
Podeu amagar una fila o columna fent clic amb el botó dret a la lletra de la columna o al número de fila i, a continuació, fent clic al botó. Amaga opció.
Podeu obtenir més informació sobre com amagar columnes en aquest article.
Afegeix números de pàgina a la part inferior de la pàgina
Potser no és una cosa que tothom haurà de fer amb els seus fulls de càlcul, però he descobert que els fulls de càlcul grans sovint poden semblar molt semblants d'una pàgina a una altra. Els lectors també tenen el costum d'eliminar les grapes i centrar-se en pàgines individuals, cosa que pot fer gairebé impossible posar un full de càlcul en ordre.
Pas 1: Feu clic Insereix a la part superior de la finestra.
Pas 2: Feu clic Capçalera i peu de pàgina en el Text secció de la cinta de navegació.
Pas 3: feu clic dins de la secció de peu de pàgina a la part inferior de la pàgina on voleu afegir el número de pàgina.
Pas 4: feu clic a Número de pàgina botó a Elements de capçalera i peu de pàgina secció de la cinta de navegació.
Mentre esteu en aquesta vista, ara pot ser un bon moment per afegir una capçalera. Podeu fer-ho simplement fent clic dins de la secció de capçalera on voleu afegir la vostra informació. Qualsevol cosa que afegiu a la capçalera es repeteix a cada pàgina, de manera que aquest és un bon lloc per posar un títol per al full de càlcul.
Podeu obtenir més informació sobre com crear una capçalera a Excel 2010 aquí.
Per obtenir informació addicional sobre com afegir números de pàgina a Excel 2010, podeu llegir aquí.
Ajust de l'orientació de la pàgina
Aquesta secció del tutorial és quan obrirem el Configuració de pàgina menú, que conté una sèrie de les diferents opcions d'impressió que volem ajustar.
Trobo que la majoria dels fulls de càlcul que imprimeixo tenen un aspecte molt millor quan s'imprimeixen en orientació horitzontal. Aquesta és, òbviament, una opció que variarà segons les vostres pròpies necessitats, però és una cosa que és fàcil de canviar segons sigui necessari.
Pas 1: feu clic a Disseny de pàgina pestanya a la part superior de la finestra.
Pas 2: feu clic a Configuració de pàgina botó a l'extrem inferior dret del fitxer Configuració de pàgina secció de la cinta de navegació.
Pas 3: feu clic a l'orientació de la pàgina que voleu utilitzar.
Ens mantindrem en aquest menú durant la resta del tutorial, així que no el tanqueu encara!
Ajust de la mida del paper
Si la majoria dels vostres fulls de càlcul s'imprimeixen millor amb l'orientació horitzontal, de vegades pot ser que hi hagi documents fins i tot massa grans per a això. Una bona solució a això és utilitzar paper de mida legal, que us permetrà incloure encara més columnes en una pàgina.
**Recordatori: s'accedeix a aquest menú fent clic a Disseny de pàgina pestanya i, a continuació, feu clic a Configuració de pàgina botó a l'extrem inferior dret del fitxer Configuració de pàgina secció de la cinta de navegació.**
Pas 1: feu clic al menú desplegable a la dreta de Mida del paperi, a continuació, feu clic a la mida de paper que vulgueu.
Ajust dels Marges
Normalment, l'ajust dels marges del full de càlcul es fa perquè voleu incloure més informació a la pàgina. Per tant, per als propòsits d'aquest tutorial, el nostre exemple a continuació reduirà els marges a un valor inferior.
**Recordatori: s'accedeix a aquest menú fent clic a Disseny de pàgina pestanya i, a continuació, feu clic a Configuració de pàgina botó a l'extrem inferior dret del fitxer Configuració de pàgina secció de la cinta de navegació.**
Pas 1: feu clic a Marges pestanya a la part superior de la finestra.
Pas 2: feu clic a la fletxa avall a sota Esquerra per reduir la mida del marge, després repetiu-ho Dret, Superior i A baix. Notareu que no he reduït els marges a 0, ja que la meva impressora té dificultats per imprimir documents sense marge. Això és comú entre moltes impressores, de manera que també us recomanem que utilitzeu les mides dels marges de la imatge següent.
Impressió de línies de quadrícula
Aquest és un dels canvis més importants que cal fer a un full de càlcul imprès, i és el que faig en gairebé qualsevol cosa que imprimeixo des d'Excel. L'addició de línies de quadrícula farà que els lectors siguin molt més fàcils de dir a quina columna i fila també pertany una cel·la, i pot ajudar a reduir els errors.
**Recordatori: s'accedeix a aquest menú fent clic a Disseny de pàgina pestanya i, a continuació, feu clic a Configuració de pàgina botó a l'extrem inferior dret del fitxer Configuració de pàgina secció de la cinta de navegació.**
Pas 1: feu clic a Full pestanya a la part superior de la finestra.
Pas 2: marqueu la casella a l'esquerra de Línies de graella.
Repetició de la fila superior a cada pàgina
Aquesta és una altra configuració que podeu aprofitar per organitzar més el vostre full de càlcul. Imprimir la fila superior de cada pàgina facilitarà als lectors saber a quina columna pertany una cel·la, cosa que ajudarà a eliminar errors.
**Recordatori: s'accedeix a aquest menú fent clic a Disseny de pàgina pestanya i, a continuació, feu clic a Configuració de pàgina botó a l'extrem inferior dret del fitxer Configuració de pàgina secció de la cinta de navegació.**
Pas 1: feu clic dins de Files per repetir a la part superior camp.
Pas 2: feu clic a la fila que voleu repetir a la part superior de cada pàgina. En aquest exemple, estic fent servir la fila 1.
Feu clic a D'acord botó a la part inferior de la finestra per desar tots els canvis que acabem de fer, perquè ja hem acabat amb aquesta finestra.
Si voleu repetir una columna al costat esquerre de cada pàgina, podeu llegir com en aquest article.
Encaixar totes les vostres columnes en una pàgina
Aquesta és l'última secció del nostre tutorial, i és un canvi que farem directament des de Imprimir menú.
Pas 1: feu clic a Dossier pestanya a la part superior esquerra de la finestra.
Pas 2: Feu clic Imprimir a la columna del costat esquerre de la finestra.
Pas 3: feu clic a Sense escala al centre de la finestra i, a continuació, feu clic al botó Ajusta totes les columnes en una pàgina opció.
Ara hauríeu de tenir un full de càlcul Excel que s'imprimirà en un format senzill i llegible que agradarà als vostres lectors. Si tot sembla correcte al Vista prèvia d'impressió al costat dret de la finestra, després podeu fer clic a Imprimir botó per començar a imprimir el full de càlcul optimitzat.
Moltes de les opcions que comentem a l'article anterior també funcionaran en versions més noves d'Excel. I encara que moltes d'aquestes seccions implicaven l'ús de la secció Configuració de la pàgina, algunes d'aquestes configuracions també es poden canviar des d'altres ubicacions.
Per exemple, podeu fer clic a Títols impresos botó a Disseny de pàgina pestanya i seleccioneu la fila superior del full de càlcul per imprimir aquesta fila superior a cada pàgina.
A més, trobareu opcions per incloure línies de quadrícula quan imprimiu anant a Disseny de pàgina pestanya i fent clic a Imprimir opció a Línies de quadrícula a l'opció Opcions del full secció de la cinta.
Voleu imprimir un full de cel·les buides per a una llista de verificació o un inventari manual? Obteniu informació sobre com a Excel 2010.